KI im Alltag: Was mit unseren Daten passiert
29. April 2026 | WLZ 134 | Autorin: Stefanie Schadler
Künstliche Intelligenz hilft, Aufgaben schneller zu erledigen und Prozesse zu vereinfachen. Gleichzeitig stellen sie neue Anforderungen an den Umgang mit Daten – und damit auch an die Verantwortung der Nutzer.
Bewusster Umgang mit Daten
Im Unternehmen finden KI-Tools unterschiedliche Anwendungen: Eine E-Mail verfassen, Texte zusammenfassen, Verträge formulieren oder Meetings transkribieren. Die Tools sind beliebt, weil sie einfach anzuwenden sind und enorm Zeit einsparen. Aber was passiert eigentlich mit den eingegebenen Daten? Können einmal eingegebene Informationen wieder entfernt werden?
Der Umgang mit KI beginnt nicht beim Ergebnis, sondern bereits bei der Eingabe der Daten. Daher sollte man sich zuallererst fragen: Wofür verwende ich das Tool – und welche Daten brauche ich wirklich dazu? Vermeiden sollte man personenbezogene und sensible Daten sowie Geschäftsgeheimnisse. Oft ist die Eingabe dieser Daten auch gar nicht notwendig, um zum gewünschten Ergebnis zu kommen. Nicht alles, was technisch möglich ist, sollte auch eingegeben werden – oft führt auch ein abstrakter oder kreativer Ansatz zum Ziel.
Warum bei der Arbeit mit KI Vorsicht geboten ist, zeigt ein Blick auf die Funktionsweise vieler Systeme: Sie lernen aus den eingegebenen Daten – oft ohne, dass dies im Alltag bewusst wahrgenommen wird. Konkret bedeutet das, dass Inhalte für zukünftige Antworten verwendet werden können – ohne dass Nutzer genau wissen, wie lange oder wo diese gespeichert bleiben. Wer hier auf Nummer sicher gehen möchte, kann in vielen KI-Tools das Weiterverwenden von Daten zu Trainingszwecken ausschalten. Diese Einstellung sollte bewusst geprüft und angepasst werden – in ChatGPT ist diese Funktion unter Datenkontrolle zu finden. Hier sollte die Funktion „Das Modell verbessern“ ausgeschaltet werden. In anderen Tools funktioniert es ähnlich. Natürlich werden die Daten dennoch an die KI gesendet, aber zumindest wird damit erschwert, dass sie für weitere Trainingszwecke genutzt werden.
Verarbeitung genau prüfen
Beim Arbeiten mit KI-Tools ist es auch wichtig zu kontrollieren, wohin die Daten gehen, die eingegeben werden. Viele KI-Dienste arbeiten mit Servern außerhalb Europas – auch wenn sie als europäische Anbieter auftreten. Für Nutzer ist oft schwer nachvollziehbar, wo die Daten tatsächlich verarbeitet werden. Wurden in so einem Fall durch das Unternehmen Daten rechtswidrig eingegeben und die Betroffenen wenden sich an dieses, muss es dafür gerade stehen. Im schlimmsten Fall kann das öffentlich werden und dann ist es nicht mehr relevant, ob man vom Tool-Anbieter eventuell Geld retour bekommt. Gerade im beruflichen Umfeld sollte daher genau überlegt werden, welche Informationen in ein KI-Tool eingegeben werden.
Nützlich im Unternehmensalltag sind auch so genannte Transkriptionstools, um zum Beispiel Meetings auf Papier zu bringen. Wie bei einem mitgeschnittenen Telefonat ist es auch hier wichtig, alle Beteiligten darüber zu informieren und eine Einwilligung einzuholen. Und auch hier sollte vorab geprüft werden, wo die Daten verarbeitet werden, was mit ihnen passiert und wann sie – wenn überhaupt – gelöscht werden.
Ein bewusster Umgang mit KI beginnt bei der Dateneingabe – und endet bei der Kontrolle der Ergebnisse. Systeme können Fehler machen oder Inhalte erfinden – und die Ergebnisse müssen daher immer überprüft werden. Die Verantwortung für den richtigen Umgang mit Daten bleibt daher immer beim Menschen.
KI im Unternehmen – worauf es ankommt
Zweck klar definieren
Vor dem Einsatz eines KI-Tools sollte klar sein: Wofür wird es genutzt – und welche Daten sind dafür notwendig? Je sensibler die Daten, desto kritischer der Einsatz.
Keine sensiblen Daten eingeben
Besonders vorsichtig sein bei personenbezogenen Daten (Mitarbeiter, Kunden), Geschäftsgeheimnissen und internen Dokumenten oder Verträgen. Oft lassen sich Prozesse auch ohne konkrete Daten abbilden.
Datenverwendung prüfen
Viele KI-Tools nutzen Eingaben für Trainingszwecke. Diese Funktion sollte – wenn möglich – deaktiviert werden.
Datenfluss hinterfragen
Nicht jedes Tool verarbeitet Daten in der EU. Daher Serverstandort und Anbieter prüfen und auch bei scheinbar „europäischen“ Tools genau hinschauen.
Vorsicht bei Transkriptionen
Bei Meeting-Aufzeichnungen gilt: alle Beteiligten informieren, Einwilligung einholen und dokumentieren.
Ergebnisse kontrollieren
KI kann Fehler machen oder Inhalte erfinden. Daher Output immer prüfen – besonders bei rechtlichen oder sensiblen Themen.
