So gelingt der Einstieg

WLZ: Welche Voraussetzungen braucht eine Gemeinde, um KI sinnvoll einsetzen zu können?

Janisch: Ich sehe hier fünf Voraussetzungen: Die Informationen, mit denen die KI arbeitet, müssen aktuell, richtig und vollständig sein. Es muss geregelt sein, wer KI verwenden darf, welche Programme zum Einsatz kommen dürfen und wer die Er- gebnisse überprüft beziehungsweise veröffentlicht. Schulungen sind wichtig, damit die Mitarbeiter erfahren, was KI kann und was nicht, wie sie Prompts formulieren, die Ergebnisse überprüfen und welche Daten nicht eingegeben werden dürfen. Eine KI-Richtlinie kann wesentliche Fragen klären wie erlaubte Tools, personenbezogene Daten, Kontrolle, Dokumentation und Freigabe. Und bei der Wahl der KI-Tools sollten an erster Stelle die Tätigkeiten herausgefunden werden, die laufend viel Zeit kosten. Erst danach kommt die Frage nach dem passenden KI-Tool.

WLZ: Was empfehlen Sie Gemeinden, die KI in den Arbeitsprozess integrieren möchten?

Janisch: Für den Start empfehle ich den Gemeinden, im Zeitraum von vier Wochen zwei oder drei risikoarme Anwendungen zu testen, etwa den Entwurf von Bürgerinformationen und Einladungen, die Zusammenfassung öffentlich zugänglicher Dokumente sowie Ideen und Texte für Veranstaltungen oder Öffentlichkeitsarbeit. Hier wird mit einem freigegebenen KI-System, mit einigen Prompt-Vorlagen und klaren Datenschutzregeln gearbeitet. Sinnvoll wäre auch, zwei oder drei Mitarbeiter gezielt zu schulen und diese in den vier Wochen messen zu lassen, wie hoch die Zeitersparnis durch KI im Vergleich zur bisherigen Arbeitsweise ist, wie viele Korrekturen notwendig waren und ob die Qualität besser, gleich oder schlechter ist. Auf Basis dieser Erfahrungen kann die Gemeinde sinnvoll entscheiden, welche Prozesse erweitert werden sollen.

WLZ: Wo sehen Sie die Gemeinden bei der Nutzung von KI in zwei bis drei Jahren?

Janisch: Je nach Aufgabenbereich sehe ich den Einsatz unterschiedlich: Bei alltäglichen Tätigkeiten wie Textentwürfen, Zusammenfassungen, Recherchevorbereitungen, Übersetzun- gen, Besprechungsaufbereitung und Office-Anwendungen wird die KI meiner Einschätzung nach zu einem normalen Arbeitswerkzeug werden – ähnlich der heutigen Nutzung von Suchmaschinen, Rechtschreibprüfung und Tabellenkalkulationen. Punktuell und unterstützend wird KI hingegen bei sensiblen Verwaltungsverfahren, Rechtsentscheidungen, Personalangelegenheiten, Meldedaten oder behördlichen Entscheidungen zum Einsatz kommen – und zwar nur in speziell geschützten Systemen, die auf kontrollierte Datenbestände zugreifen.

WLZ: Wie werden die Mitarbeiter KI künftig nutzen?

Janisch: Ich sehe es als realistisch, dass die Mitarbeiter mit KI als digitalem Assistenten arbeiten. Das passt auch zu den Kursen im LEADER-Projekt, die folgendes Prinzip verfolgen: „Human in the Loop – Der Mensch bleibt Bestandteil des Prozesses und prüft, korrigiert oder bestätigt KI-Vorschläge“. Es bleibt auch in Zukunft wichtig, die KI nicht als Entscheidungsträger, sondern als Werkzeug zu verstehen.