Einsatz von KI in Gemeinden

Nutzen liegt in Zeitersparnis

Umfangreiche Texte, Informationen und wiederkehrende Routinearbeiten: Für Gemeinden steckt vor allem in diesen Bereichen der direkte Nutzen von Künstlicher Intelligenz. Seit April 2026 werden im Zuge des LEADER-Projekts „SmartIm-pulse Oststeiermark – Bildung bewegt Gemeinden“ für die Mitarbeiter der Mitgliedsgemeinden der LEADER-Region Thermen-land-Wechselland KI-Kurse angeboten. Der Vortragende, Mag. Harald Janisch, nennt als konkretes Anwendungsbeispiel Erleichterungen in der Bürgerkommunika- tion und im Schriftverkehr. Aus Stichworten kann mit der KI ein erster Entwurf für ein Informationsschreiben oder eine Presseaussendung erstellt werden. Interessant ist auch das Umschreiben von klassischem „Amtsdeutsch“ in eine verständliche, bürgernahe Sprache. Eine weitere Erleichterung gibt es bei Sitzungen und Protokollen, aus denen die KI die wichtigsten Beschlüsse, offenen Punkte und eine To-do-Liste herausarbeitet. Das Strukturieren und Zusammenfassen von Förderunterlagen oder Gesetzestexten sind weitere Erleichterungen. Auch bei Recherchen oder langen Förderrichtlinien kann die KI über die Fragen „Welche Voraussetzungen gelten?“ oder „Welche Unterlagen werden benötigt?“ einen ersten Überblick geben. Janisch betont, dass es die Prüfung der Originalquellen nicht ersetzt, aber die Arbeiten beschleunigt. Auch beim Verfassen von Texten ist es entscheidend, dass der Mitarbeiter die Texte kontrolliert und freigibt.

Verantwortung bleibt beim Menschen

Wie an den Beispielen erkennbar, eignet sich die KI vor allem bei wiederkehrenden, textorientierten, strukturierten und überprüfbaren Aufgaben. Nicht geeignet ist ihr Einsatz laut Janisch allerdings bei rechtlich verbindlichen Entscheidungen, sensiblen personenbezogenen Daten oder individuellen behördlichen Ermessensentscheidungen. „Eine KI darf nicht in der hoheitlichen Verwaltung verwendet werden“, so Janisch, und ebenso wichtig ist: „KI produziert keine garantierten Fakten. Sie kann falsche oder veraltete Informationen liefern und lokales Kontextwissen vermissen lassen.“ Er betont, dass gerade bei rechtlichen Aussagen, statistischen Angaben oder offiziellen Informationen mit verlässlichen Quellen gegen-geprüft werden muss. Ein wesentlicher Aha-Moment aus seinen Workshops mit den Gemeinden war, wie stark sich das Ergebnis verändert, wenn aus einer einfachen Frage ein strukturierter Prompt wird. Als Beispiel nennt er die Aufforderung „Schreibe eine Einladung zum Frühjahrsputz“ und den Unterschied zum Prompt, der Gemeinde, Zielgruppe, Datum, Ort, gewünschte Länge, Tonalität und vorhandene Fakten miteinbezieht. Eine weitere Erkenntnis der Teilnehmer war die Geschwindigkeit, in der vorhandene Verwaltungstexte gekürzt, vereinfacht oder für eine andere Zielgruppe angepasst werden. Unsicherheiten wiederum betrafen Fragen zum Umgang mit sensiblen Daten, ob man dem Ergebnis vertrauen kann und wer verantwortlich dafür ist, wenn etwas falsch ist. Janisch betont dabei, dass die Verantwortung nicht an eine Maschine abgegeben werden darf. „Ein Grundprinzip der praxisnahen KI-Kurse im LEADER-Projekt lautet ausdrücklich: Die KI entwirft, der Mensch prüft, korrigiert und gibt frei.“